כשההזמנה והחשבונית לא מסכימות, זה נעצר כאן.

שלושה תפקידים. בעלים רואה את התמונה המלאה, מאשר ומבקר, ולא מעביר כסף. מנהל רכש מנהל ספקים, מחירונים, הזמנות, קבלת סחורה וחשבוניות, ולא רואה תשלומים או בנק. רואה חשבון רואה רק חשבוניות מאושרות, מבצע את התשלום ומטפל בהתאמות בנק, ולא משנה הזמנות או מחירונים.

מעלים את המסמך לתיקיית המסמכים: קובץ PDF, סריקה, או צילום שהגיע בוואטסאפ. המערכת קולטת אותו, משייכת אותו לרשומה העסקית שלו, ומציגה את מצב העיבוד של כל מסמך. חשבוניות, תעודות משלוח וזיכויים יושבים באותו מקום.

המערכת משווה בין ההזמנה, מה שהתקבל בפועל והחשבונית, ופותחת חריג: אי־התאמת סכומים, חשד לחשבונית כפולה, ספק לא מזוהה, תשלום ללא חשבונית. לכל חריג יש חומרה, אחראי ותאריך פתיחה, והוא לא ממשיך הלאה עד שמישהו מחליט.

רואה החשבון בלבד, ורק אחרי שדרישת התשלום אושרה. הביצוע דורש אימות נוסף וסיבה, והאסמכתה נשמרת על השורה. לבעלים אין מסלול תשלום ישיר, גם לא במקרה דחוף. זו הפרדת סמכויות, לא הגדרה שאפשר לעקוף.

כן. כל פעולה כספית רגישה נרשמת ביומן עם הסיבה שניתנה לה, ולא רק עם התאריך והמשתמש.

כן. כל רשומה במערכת נושאת את מזהה הארגון שלה, וכל שאילתה מסוננת לפי הארגון של המשתמש המחובר. ההפרדה בין ארגונים היא עקרון קיום של המערכת, לא הגדרה שמישהו מדליק.

עברית היא שפת המקור. הממשק נבנה מימין לשמאל מהיסוד, השגיאות כתובות בעברית פשוטה, והמספרים והתאריכים בפורמט ישראלי. זה לא ממשק אנגלי שהופך כיוון.

מיד. אין שלב הקמה שצריך לעבור לפניו: פותחים חשבון, מעלים את המסמך הראשון, והמערכת עובדת עליו. אפשר להתחיל מספק אחד ולהוסיף את השאר תוך כדי עבודה.