חשבוניות ספקים
ניהול חשבוניות ספקים, מהכניסה ועד ההעברה
חשבונית שמגיעה במייל ונשמרת בתיקייה אינה מנוהלת, היא מאוחסנת. ניהול מתחיל ברגע שהחשבונית מקושרת להזמנה שממנה הגיעה ולסחורה שהתקבלה בפועל.
מה קורה לחשבונית מהרגע שהיא נכנסת
- החשבונית נכנסת ומקבלת שורה, סטטוס וקשר להזמנה
- המערכת משווה בין מה שהוזמן, מה שהתקבל ומה שנדרש לתשלום
- מה שלא מתאים נעצר ומחכה להחלטה, במקום להתגלות בסוף החודש
- אחרי האישור נוצרת דרישת תשלום
- רואה החשבון מבצע את התשלום המאושר ומעלה אסמכתה
מי רואה מה
מנהל הרכש רואה את הסכום, את הסטטוס והאם החשבונית שולמה, אבל אינו מפעיל תשלומים ואינו רואה בנק או דוחות כספיים. רואה החשבון רואה חשבוניות מאושרות בלבד, ואת ההקשר המינימלי של ההזמנה והקבלה שלהן.
זה לא מחסום נוחות אלא הפרדת סמכויות: מי שמאשר אינו מי שמעביר, ואין מסלול עוקף גם כשדחוף.
זיכויים והתאמות בנק
זיכוי אינו מסמך שמתויק בצד. הוא חלק מאותה שרשרת, ורואה החשבון הוא שמבצע את מעבר הזיכוי ואת ההתאמה מול הבנק. מנהל הרכש רואה את סטטוס הזיכוי בהקשר הרכש בלבד.
מה קורה לחשבונית שלא תואמת
היא נעצרת. לא נמחקת, לא מאושרת בהסתייגות, ולא ממתינה בשקט. היא מסומנת כחריגה ומחכה להחלטה של מי שמוסמך לקבל אותה.
ההבדל בין זה לבין העבודה הרגילה הוא בתזמון. בלי מערכת, פער בין ההזמנה לחשבונית מתגלה בסוף החודש, אחרי שהכסף כבר יצא, וההתמודדות איתו היא התכתבות מול הספק. עם מערכת, הוא מתגלה לפני התשלום, וההתמודדות איתו היא החלטה.
דוחות וייצוא
הבעלים ורואה החשבון רואים דוחות ומייצאים אותם. מנהל הרכש אינו רואה דוחות כספיים ואינו מייצא, לא מפני שאין לו צורך אלא מפני שהמידע הזה אינו חלק מהתפקיד שלו במערכת.
הייצוא החודשי הוא חלק מהעבודה של רואה החשבון, לצד ההתאמות מול הבנק והזיכויים.
תיעוד
כל פעולה כספית רגישה מתועדת, בכל מסלול, כולל החינמי. אסמכתה שמועלית אחרי תשלום נשארת קשורה לחשבונית ולהזמנה שממנה הכול התחיל.
תיעוד אינו תוספת לביקורת שנתית. הוא מה שמאפשר לענות על השאלה „מי אישר את זה ולמה” בלי לחפש בתיבת מייל של מישהו אחר.
מתחילים מספק אחד, ורואים את השרשרת עובדת על העסק שלך.
פתיחת חשבון חינםבלי כרטיס אשראי. אפשר להתחיל מספק אחד.